Bei unseren Vorträgen und Beratungen wird uns von Eventplanern oft die Frage gestellt, wie sie an das Thema Barrierefreiheit herangehen sollen. Schließlich können sie ja zu Beginn der Projektplanung überhaupt nicht wissen, welche Teilnehmer zu ihrem Event kommen und mit welchen besonderen Herausforderungen sie zu rechnen haben. Das ist richtig. Niemand weiß am Anfang, wie viele Teilnehmer überhaupt zur Veranstaltung kommen werden und schon gar nicht, ob Menschen mit Behinderung dabei sein werden. Aber das ist erst einmal auch gar nicht die entscheidende Frage. Klingt auf den ersten Blick widersprüchlich – ist es aber gar nicht. Die Frage zeigt vielmehr, wie die meisten Menschen an das Thema Barrierefreiheit gehen: nämlich mit einer blitzschnellen Kosten-Nutzen-Analyse, in diesem Falle für ihren Event. Diese Herangehensweise zeigt, dass Barrierefreiheit bei Events gleichgesetzt wird mit Mehrkosten im Budget.

Zu zeigen, dass das nicht zutreffend ist, ist eines der großen Ziele unserer Arbeit. Dafür haben wir ein 2-Phasen-Modell erstellt. Es macht in einfacher Form deutlich, wie das Thema Barrierefreiheit in die Eventplanung einfließt und dass durch die frühzeitige Einbindung kaum Mehrkosten entstehen.

In Teil 1 dieses Beitrags stellen wir Phase 1 „Notwendige Aspekte“ unseres Modells vor. Im 2. Teil wird es dann um die Phase 2 „Bedarfsabhängige Aspekte“, gehen.

Standards definieren

Die 1. Phase des 2-Phasen-Modells umschreibt den Bereich der Projektplanung, für den noch keine konkreten Teilnehmerbedürfnisse ermittelt werden können. Oft entstehen hier die ersten Zweifel seitens der Veranstaltungsplaner, denn niemand will „ins Blaue“ hinein planen. Das ist auch nicht nötig, denn durch das Definieren von Standards wird Barrierefreiheit von Anfang an ein ganz selbstverständlicher Teil der Eventplanung. Diese Standards gelten für alle Veranstaltungen – ganz gleich wie aufwendig diese in der Planung sind oder wie viele Teilnehmer erwartet werden.

Diese Aspekte gehören in die Standards für barrierefreie Events:

• Zugänglichkeit für alle Besucher und Teilnehmer
• Teilhabe für alle Teilnehmer am gesamten Veranstaltungsprogramm
• Teilnehmerbedürfnisse werden erkannt und soweit möglich berücksichtigt

In der Praxis bedeutet die Anwendung dieser Standards z.B., dass bei der Konzeption des Events gleich die möglichen, unterschiedlichen Bedürfnisse der Teilnehmer berücksichtigt werden. Für mobilitätseingeschränkte, seh- oder höreingeschränkte Teilnehmer sollte es ebenso möglich sein, am Programm teilzunehmen, interaktive Formate zu nutzen, Räume zu wechseln, wie Teilnehmern ohne Einschränkungen. Betrachtet der Eventplaner seine Eventkonzepte von Beginn an aus unterschiedlichen Perspektiven, werden schnell mögliche Barrieren erkannt, die so vermieden werden können.

Ressourcen nutzen

Gleich zu Beginn des Eventprojektes zeigt sich, warum Barrierefreiheit nicht zwangsläufig Mehrkosten bedeutet: es werden wertvolle Ressourcen genutzt. Eine entscheidende Rolle spielt an dieser Stelle die Auswahl der Location, denn hier kann die Barrierefreiheit richtig punkten. Viele Locations sind bereits auf Barrierefreiheit ausgerichtet, und all diese Komponenten können Veranstalter für ihre Veranstaltungen nutzen. Sei es bei der Zugänglichkeit zum Gebäude oder zu Tagungs- und Meetingräumen, sei es die auf die Bedürfnisse von Menschen mit Seheinschränkungen abgestimmten Beschriftungen oder Leitsysteme oder sei es assistive Technik für Teilnehmer mit einer Hörbehinderung – all diese Ressourcen können genutzt werden und decken somit bereits einen großen Teil der Barrierefreiheit ab.

Kommunikation

Kommunikation ist das A und O beim Streben nach mehr Barrierefreiheit. Schon während des Prozesses der Standardformulierung muss innerhalb des Unternehmens, dessen Events barrierefrei werden sollen, über alle Ebenen und Hierarchien miteinander gesprochen werden. Barrierefreiheit ist Chefsache und keine singuläre Entscheidung des Eventbereichs und muss auch in der internen und externen Kommunikation so behandelt werden.

Ab Beginn der Eventkonzeption bis zum Schluss beinhaltet die Kommunikation mit allen involvierten Dienstleistern die Umsetzung von Barrierefreiheit. Denn auch in Bereichen wie dem Catering oder der Ausstattung werden barrierefreie Aspekte ganz selbstverständlich umgesetzt, z.B. durch eine konsequente Mischbestuhlung, die unterschiedliche Gesprächshöhen ermöglicht oder durch unterfahrbare Buffettische, die es auch Rollstuhlfahrern ermöglichen, sich in den Cateringbereichen ohne fremde Hilfe zu bewegen.

Und letztlich muss auch die Eventkommunikation, die den Kontakt zu potentiellen Teilnehmern und zur Öffentlichkeit herstellt, auf Barrierefreiheit ausgerichtet werden. Zum einen durch die Berücksichtigung von barrierefreien Gestaltungsvorgaben (z.B. kontrastreiche Gestaltung, klare, serifenfreie Schriften), aber auch die Einbindung von barrierefreien Komponenten in der Technik für Websites oder Online-Anmeldetools.

Inhaltlich sollte Barrierefreiheit selbstverständlich kommuniziert werden, um mögliche Teilnehmer, Multiplikatoren oder auch die interessierte Öffentlichkeit auf dieses Angebot aufmerksam zu machen. Nur so erweitert sich nach und nach die eigene Zielgruppe um die Teilnehmer, die bisher nicht an den eigenen Events teilhaben konnten.

In Teil 2 geht es um die Phase 2 des 2-Phasen-Modells und darum, wie der konkrete Bedarf der eigenen Teilnehmer ermittelt und mit den vorhandenen Ressourcen verbunden werden kann.