Veranstaltungen, Tagungen, Kongresse, Events oder auch Incentives zu konzipieren und planen ist viel Arbeit. Darin stecken viele Ideen, aber auch eine Menge Projektmanagement, um diese Ideen passgenau umzusetzen und zu einem eindrücklichen Erlebnis werden zu lassen. Alle Fäden in der Hand zu behalten, ist schon Herausforderung genug – sich dann noch mit weiteren Themen, wie z.B. Barrierefreiheit zu beschäftigen, erscheint deshalb vielen Eventplanern schier unmöglich.
Dabei muss hier keinesfalls das Rad neu erfunden werden. Es geht vor allem um einen ersten Perspektivwechsel, der es ermöglicht, eigene Standards für Veranstaltungen zu entwickeln, in der Barrierefreiheit fest verankert ist. Die barrierefreien Aspekte dann von Beginn an in die Konzeption und das Projektmanagement einzubinden, läuft fast automatisch. Damit das auch so läuft, haben wir das „2-Phasen-Modell“ entwickelt.
Im ersten Teil dieses zweiteiligen Blogbeitrags haben wir uns um die 1. Phase unseres 2-Phasen-Modells gekümmert, in der noch kein Kontakt zu potentiellen Teilnehmern besteht und somit der konkrete Bedarf von Teilnehmern mit einer Behinderung noch nicht bekannt ist.
In Teil 2 zeigen wir auf, wann und wie die Bedürfnisse von Besuchern und Teilnehmern ermittelt werden können und wie es dann weitergeht.
Bedarf ermitteln
Wurde die Veranstaltung bereits mit unserem 2-Phasen-Modell geplant, so wurden bereits einige barrierefreie Aspekte bedacht und umgesetzt, wie z.B. eine Location , die viele Aspekte der Barrierefreiheit umgesetzt hat und anbietet. Bis hierhin sind in der Regel keine oder nur geringe Mehrkosten entstanden. Auf dieser Basis geht es bei der Ermittlung des tatsächlichen Bedarfs um noch weitergehende Anforderungen.
Jetzt ist der Zeitpunkt, in der der erste Kontakt zur Zielgruppe entsteht durch gezielte Einladungen oder auch Werbung für den Event über diverse On- und Offline-Kanäle. Hier wird seitens des Veranstalters zum einen offen über das Ziel der barrierefreien Veranstaltung kommuniziert, um die Aufmerksamkeit von Menschen aus der Zielgruppe zu wecken, die bisher nicht teilhaben konnten. Zum anderen wird hier über die unterschiedlichen Anmeldemöglichkeiten direkt der mögliche Bedarf der Teilnehmer an Barrierefreiheit abgefragt.
Machbarkeit prüfen
Wichtig ist hier, die Rückmeldungen nicht ins Leere laufen zu lassen. Jede Antwort auf die Frage nach dem konkreten Bedarf muss wahrgenommen und auf ihre Machbarkeit geprüft werden. Denn bei allen Anstrengungen um Barrierefreiheit gibt es Komponenten, die nur unter schwierigen Bedingungen umgesetzt werden können oder auf den ersten Blick einen hohen Kostenfaktor bedeuten würden. Hier muss es zum Gespräch kommen – mit den entsprechenden Teilnehmern, aber auch mit Experten für Barrierefreiheit, um ggf. über Alternativen entscheiden zu können, die mögliche Mehrkosten in einem vertretbaren Rahmen halten.
Umsetzung und Kommunikation
Was an barrierefreien Aspekten umgesetzt wird, darf und soll auch kommuniziert werden. Das hat gleich drei positive Aspekte für den Veranstalter:
- die betreffenden Teilnehmer nehmen sich von Anfang an ernstgenommen und werden dies auch gerne weiterverbreiten
- es findet nach und nach eine wichtige Erweiterung der eigenen Zielgruppe statt um Menschen, die neue Events für sich entdecken, an denen sie wirklich teilhaben können
- es werden sich alle Teilnehmer mit der umgesetzten Barrierefreiheit wohl fühlen und dies ebenfalls positiv verbuchen und im Idealfall verbreiten, denn was für einige Teilnehmer notwendig für echte Teilhabe ist, bedeutet für andere einen Gewinn an Komfort
Events barrierefrei zu planen mit dem „2-Phasen-Modell“ bedeutet einen verantwortungsbewussten Umgang mit den Bedürfnissen der eigenen Teilnehmer von Anfang an. Er bedeutet einen Gewinn für Veranstalter und Teilnehmer gleichermaßen, aber auch ein Gewinn für künftige Eventkonzepte.
Hier geht es zu Teil 1 des Beitrags „Events einfach barrierefrei – zwei Phasen für mehr Teilhabe“
Pingback: Events einfach barrierefrei – zwei Phasen für mehr Teilhabe, Teil 1 - Barrierefreie Events und Messen